Precisa reduzir custos na sua empresa? Conheça a técnica de Orçamento Base Zero

Reduzir custos é sempre uma tarefa amarga, ainda mais em momentos delicados como o que estamos passando. Porém, muitas micro e pequenas empresas precisarão rever seus gastos para conseguirem sobreviver aos meses de incerteza econômica que estão por vir.

Na hora de reduzir custos, é normal que o empreendedor tenha dúvidas. A pergunta “será que que estou fazendo as escolhas certas?” ronda a cabeça dos empresários e pode causar muita insegurança.

Para lidar com essa situação, estudamos uma técnica de gestão financeira muito recomendada conhecida por Orçamento Base Zero (OBZ) e resumimos os principais tópicos para você neste artigo.

O que é Orçamento Base Zero?

A metodologia foi desenvolvida em meados dos anos 70 e apresentada pelo professor americano Peter A. Pyhrr em seu livro Zero-Base Budgeting: a Practical Management Tool for Evaluating Expenses. Para se ter uma ideia, a ferramenta já foi usada pelo governo dos EUA, em 1975, em um projeto para reduzir custos do Pentágono. Sim, a coisa é séria.

O OBZ é uma metodologia baseada em uma previsão orçamentária projetada, na qual pode haver uma análise do que ocorreu nos anos anteriores, mas esta análise não é o fator determinante do novo orçamento.

O objetivo dessa metodologia é fazer essa previsão orçamentária do “zero”, sem os paradigmas de uma orçamentação tradicional (onde as projeções de gastos são estabelecidas considerando-se os orçamentos dos anos anteriores).

Pra quem é indicado? E em que momento?

Apesar de ser uma metodologia complexa e originalmente desenvolvida para apresentar uma visão ampla e fazer redução de custos de grandes empresas, a lógica do Orçamento Base Zero (ou OBZ) também pode ser aplicada à realidade de pequenas e médias.

Ok, mas eu sou uma pequena empresa, como faço?

Em qualquer empresa, seja ela nova ou mais madura e de qualquer tamanho, algumas despesas são mais importantes do que outras. A ferramenta ajuda a identificar e analisar com clareza essas despesas com base na estratégia do negócio.

Mas lembre-se, essa metodologia não deve ser aplicada todo ano já que toma muito tempo da equipe. Ela serve muito mais para um momento de restruturação e revisão da estratégia (como o que estamos passando).

Objetivos da OBZ

Em geral, a metodologia é recomendada para negócios com histórico em suas operações, e ajuda o empreendedor a visualizar seus gastos, estabelecer metas para reduzir custos e priorizar investimentos em atividades mais centrais, mas também pode ser utilizado por empresas recém criadas.

Recomenda-se que as empresas façam o levantamento histórico de todos os custos, definam bem a estratégia e estabeleçam metas desdobradas por unidades orçamentárias para obterem resultados mais assertivos.

Vantagens e desvantagens

Vantagens

  • proporciona uma notável visibilidade dos gastos
  • ajuda a atingir uma disciplina de custos rígida
  • elimina desperdícios
  • incentiva os gerentes a realocar recursos com rapidez
  • obriga os gestores a tomarem decisões embasadas em necessidades
  • estimula uma cultura de melhoria contínua e de alternativas criativas
  • proporciona uma visão holística da organização

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Desvantagens

  • metodologia trabalhosa (requer dedicação e comprometimento de todos os envolvidos)
  • grande resistência por parte da equipe para a manutenção do status quo
  • alto impacto emocional nas pessoas (o ser humano é avesso a perdas)
  • mudanças na cultura de gestão dos custos e de desempenho

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Como Aplicar

Não vamos mentir, aplicar o Orçamento Base Zero dá um baita trabalho. Então, antes de mais nada, para que a ferramenta seja usada, é preciso preparar as cabeças e corações da equipe, afinal, reduzir custos não é uma tarefa fácil.

Essa preparação requer o engajamento, a participação de toda a direção da empresa e o levantamento de dados específicos sobre os custos de cada atividade.

Dentro de uma estratégia com base na metodologia OBZ, as atividades ou projetos devem ser classificados em limiares ou incrementais, conforme critérios definidos pela empresa.

  • Limiar:atividades operacionais mínimas para realização dos serviços.
  • Incremental: atividades classificadas de acordo com a prioridade estratégica definida pela empresa.

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Quanto adimensionamento de utilização de recursos para realização de atividades limiares ou incrementais, a metodologia de OBZ sugere que sejam definidas faixas de níveis de serviço:

  • Padrão: realização de atividades com o mínimo de recursos necessários para atender as metas.
  • Com ganho de qualidade: realização de atividades com excedente de recursos para aumentar a qualidade..

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O processo pode envolver uma votação coletiva para aprovar ou não o orçamento para cada atividade da empresa. Antes da votação, cada gerente pode fazer uma apresentação das atividades que estão sob seu comando e argumenta objetivamente (apresentando números, dados e resultados) em prol da importância daquela atividade na estratégia da empresa e dos recursos necessários para tal.

Aqui, o Movimento Empreenda junto com a Endeavor disponibiliza uma ferramenta específica para pequenas e medias empresas aplicarem o Orçamento Base Zero.

Fases da implantação

Neste artigo da Endeavor você encontrará um vídeo sobre Orçamento Base Zero do consultor especialista no assunto, Vitcor Eduardo Baez, especialista no assunto, explicando em detalhes os procedimentos e as etapas para uma empresa aplicar a ferramenta. Você pode ver um resumo das etapas a seguir:

1. Mobilizar as pessoas é o mais importante

A aplicação do Orçamento Base Zero demanda uma grande preparação da equipe. Em geral, é feito um treinamento (técnico e comportamental) com presidentes, gerentes e diretores. É comum as pessoas não quererem reduzir custos de áreas que construíram. Por isso, o treinamento e a preparação são etapas fundamentais do processo.

2. Separar a empresa em unidades 

É preciso separar a empresa em grupos lógicos de orçamentação. Afinal, cada unidade segue rituais de custos diferentes. Em seguida, deve-se levantar o histórico de custos de cada uma delas.

3. Fazer o desdobramento de estratégias da empresa

A estratégia de uma empresa é traçada visando atingir suas metas, que por sua vez, são estabelecidas de acordo com a missão da empresa. Então, basicamente, o orçamento da empresa é consequência de suas metas. Nesse momentoé fundamental responder a algumas perguntas:

  • Quais resultados financeiros queremos alcançar?
  • Por que os clientes vão preferir a gente? Que proposta de valor vamos oferecer?
  • Em que processos temos que ser excelentes?
  • O que precisamos para desenvolver nosso capital humano e intelectual?

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4. Fazer uma análise das métricas de cada unidade

Esse é um momento fundamental para avaliar os resultados que cada unidade está trazendo. Em geral, é comum encontrar áreas dentro de uma empresa que têm as mesmas metas, ou que desempenham atividades semelhantes. Esta é uma oportunidade de juntar áreas e remanejar pessoas, e esse trabalho precisa ser feito com sensatez.

5. Definir o limiar

Limiar é o custo mínimo que uma empresa precisa para desempenhar sua atividade. Os gastos além do limiar são incrementais. Atenção: não estamos falando que a empresa deve funcionar no seu limiar, apenas que esse é um conceito importante para se aplicar o Orçamento Base Zero.

Tudo que for supérfluo ao limiar será considerado uma incrementação do orçamento, ou seja, algo a mais, um recurso a mais que está sendo destinado para uma atividade. Então, a partir dessa noção de limiar, é possível detectar os incrementos que são mais importantes do que outros.

Nesse momento, é importante quebrar paradigmas. Pense que a empresa está começando do zero. Reflita sobre o mínimo que ela precisa para operar. Por exemplo, ao pensar em um e-commerce, avalie: o que é o mínimo para entregar a proposta de valor para o cliente?

A empresa precisaria do software, de produtos, de logística para entrega dos produtos, de marketing para atrair os clientes. Ela precisa de uma área de Recursos Humanos? Talvez não. Com certeza ter alguém cuidando das pessoas da empresa fará uma diferença incrível em como a entrega da proposta de valor é feita, mas reflita no que é o mínimo mesmo para entregar e pense sobre o que você faria caso não existisse determinada função na empresa. Qual seria o impacto mensurável?

6. Hora de classificar as despesas fixas de cada unidade orçamentária

É nessa hora que todos os gestores, junto com o dono ou CEO da empresa, se reúnem para discutir e classificar cada despesa.

Nesse momento, considerando o limiar previamente definido, cada diretor ou gerente vai defender os incrementos que precisa em seu orçamento. Isso, basicamente, é feito por meio de uma apresentação de dados, descritivos de atividades e, claro, uma argumentação consistente.

O ponto é que não basta convencer o dono, é preciso convencer também os outros gestores.No final de todas as apresentações, todos votarão nas atividades mais estratégicas e montarão o orçamento da empresa (apontando o que deve ser cortado também).

Por isso, cada incremento precisa estar muito elaborado. Será preciso convencer a todos que aquele recurso é fundamental.

Vale a pena ou não fazer o OBZ?

Longe de ser uma simples tática de economia de custos, o OBZ obriga as empresas a reavaliarem suas prioridades de maneira estratégica e contínua. Pesquisa da McKinsey confirma que as empresas que realocam seus investimentos de forma regular e ambiciosa atingem retornos mais altos no longo prazo

Não é incomum metodologias de negócios entrarem e saírem da moda. As coisas mudam, e as empresas devem se adaptar continuamente. Mas o imperativo fundamental de manter os custos baixos – e alocar os recursos com máxima eficácia – permanece um princípio básico.

Os avanços no entendimento sobre o comportamento humano, as expressivas melhorias nas ferramentas digitais e o conjunto sempre crescente de provas empíricas do sucesso orçamentário mantido ao longo do tempo estão levando muitas empresas a olhar o OBZ sob uma nova perspectiva. É provável que gostem do que verão.

Fonte: Grupo FBN