Como gerenciar melhor o seu tempo e ter mais produtividade

Por: Ana Paula do Nascimento/Marciléa Silva

Todos nós ouvimos dizer que o tempo não é suficiente em um dia para fazer todas as tarefas que necessitamos, para sabermos como resolver esta situação, vamos apreender a lidar com o relógio e para esta tarefa teremos a colaboração da Marciléa Silva, Coach de Carreira.

Segundo Marciléa, antes de se organizar é preciso primeiramente identificar o modo como seu tempo é gasto no dia-a-dia, assim sendo podemos classificar nossas atividades de três formas: importantes, urgentes e circunstanciais. 

Começamos pelo que é importante e podemos dizer que é tudo aquilo que tem tempo para ser feito. São atividades que trazem sensação de realização, prazer e bem-estar, ou seja, qualidade de vida. Já o urgente são tarefas realizadas com pressa, porque o tempo é curto ou já acabou. Trazem muito estresse, pressão ou preocupação. Finalmente, o circunstancial inclui aquelas atividades que consomem tempo à toa. São atividades desnecessárias e que não trazem resultado algum para a vida, como ir sem ter vontade a festas apenas para ser sociável, tempo demais nas redes sociais, etc.

O próximo passo é aumentar as atividades importantes por meio de organização pessoal e minimizar as tarefas urgentes e circunstanciais. Isso pode ser feito com o simples uso de uma agenda, que pode ser tanto um caderninho de bolso até um programa de computador.  Tem pessoas que funcionam usando a agenda do celular e outras um caderno ou agenda física, escolha algo que você se identifique mais.

Todo planejamento é flexível e no decorrer do dia pode ser ajustado conforme sua necessidade. Imprevistos acontecem e precisamos reservar de 20% a 30% do tempo para os imprevistos, principalmente para os profissionais que atendem clientes.

Organize sua agenda e suas tarefas conforme suas prioridades, mas deixe um espaço para esses imprevistos, desta forma, quando eles surgirem você estará preparado e isso não comprometerá sua lista de atividades.

Segue abaixo algumas estratégias para ter mais produtividade:

– A primeira estratégia é ter a consciência que Se Ocupar não é Produzir, não é tendo um dia cheio e muita correria que você será produtivo.

– Tenha clareza do que você quer, tem pessoas que não se planejam e saem fazendo as coisas aleatoriamente e vivem apagando incêndio o dia todo.

– Seja monotarefa, faça uma coisa de cada vez, o cérebro não consegue manter o foco em duas coisas ao mesmo tempo. Muitas pessoas chegam ao fim do dia cansadas mentalmente porque ficaram alternando entre várias atividades durante o dia e o cérebro gasta muita energia nessa troca de tarefas porque precisa toda hora mudar o foco.

Definimos produtividade como a capacidade de realizar o máximo com o mínimo, ou seja, máximo resultado com mínimo de tempo, máximo de resultado com o mínimo de energia, máximo de resultado com o mínimo de dinheiro.

Segue algumas recomendações para otimizar melhor o seu tempo: abrir e-mail toda hora, acessar o Facebook, conversas paralelas, entrar em sites/Whatsapp, relatórios que não precisa ler e outros mais.

Precisamos entender que não basta somente fazer uma lista de atividades e segui-las na ordem para sermos produtivos, existem muitas coisas que nos impedem de fazer gestão do tempo, como por exemplo, não saber dizer “não” para as pessoas e sair fazendo várias atividades que as pessoas pedem a todo o momento e também não saber delegar tarefas, muitas pessoas querem fazer tudo, são centralizadoras e com isso ficam sobrecarregadas.

Utilize o tempo a seu favor e com isso tenha mais qualidade de vida, tempo para você, sua família, se sinta menos pressionado pela enorme carga de trabalho e principalmente aprenda a usar a tecnologia para te ajudar nesta tarefa.

Para você obter informações de cursos e dicas deste assunto e outros temas, acesse o site: http://www.marcileasilva.com.br/produtividade/, que renovarão o seu dia a dia e trarão grandes mudanças.